Recursos do Exchange para Outlook – Abrir outras caixas de correio

Gerenciar o email de outra pessoa e os itens de calendário

Há duas maneiras de trabalhar com o Microsoft Outlook com pastas de outra pessoa — compartilhamento de pastas e acesso de representante.

Compartilhamento de pastas permite que outra pessoa acesse suas pastas, talvez enquanto você estiver de férias. No entanto, ele não inclui permissões para um agir em nome de outra. Por exemplo, uma pessoa que pode acessar suas pastas não pode responder mensagens de email ou responder a solicitações de reunião para você.

O acesso de representante é um recurso ideal que permite que uma pessoa haja em nome de outro usuário. O cenário mais comum em que este recurso é usado é um gerente e seu assistente. O assistente pode ser responsável pela manutenção da agenda do gerente, incluindo a criação e respondendo às solicitações de reunião. Alguns assistentes também podem monitorar a Caixa de Entrada de seus gerentes.

Este artigo pressupõe que o gerente já concedeu acesso de representante ao representante. Mais informações em como conceder acesso a um representante AQUI!

Adicionar a caixa de correio de outra pessoa ao seu perfil

Caso costume trabalhar com as pastas do Exchange de outras pessoas, você provavelmente desejará adicionar a caixa de correio do Exchange da outra pessoa ao seu perfil do Outlook. Isso abrirá automaticamente a caixa de correio da outra pessoa sempre que você abrir o Outlook. A outra caixa de correio aparece no Painel de Navegação abaixo das pastas da caixa de correio do Exchange.

OBSERVAÇÃO: A pessoa que está compartilhando uma caixa de correio deve conceder a você permissão de Pasta visível na pasta raiz da caixa de correio do Exchange. A caixa de correio compartilhada geralmente aparece como Caixa de correio – nome de usuário.

Instruções para conceder permissão de pasta visível

Como gerente (ou proprietário), faça o seguinte no Outlook:

1) Clique com o botão direito do mouse na pasta raiz da caixa de correio do Exchange e clique em Permissões de Pasta.

DICA:  Caixa de correio compartilhada geralmente aparece como caixa de correio – nome de usuário ou nome de usuário@empresa.com.br.

2) Adicione o representante.

3) Em Permissões, em Outras, marque a caixa de seleção Pasta visível.

4) Clique em OK.

 

Como representante, faça o seguinte no Outlook:

1) Clique na guia Arquivo.

2) Clique Configurações de Conta e clique em Configurações de Conta.

3) Na guia Email, na lista, clique no tipo de conta do Exchange e clique em Alterar e em Mais Configurações.

4) Na guia Avançado, em Abrir estas caixas de correio adicionais, clique em Adicionar e insira nome da caixa de correio da pessoa cuja caixa de correio você deseja adicionar ao seu perfil de usuário. Se não souber o nome da caixa de correio, pergunte à pessoa que concedeu as permissões de Acesso de Representante a você.

 

Abrir as pastas de outra pessoa individualmente

Caso queira abrir apenas uma pasta específica compartilhada, você pode abrir no Outlook:

1) Clique na guia Arquivo.

2) Clique em Abrir.

3) Clique em Pasta de Outro Usuário.

4) Escolha o tipo de pasta que deseja abrir.

 

Fonte: https://support.microsoft.com